Specjalistka poszukiwana – wirtualna asystentka.

Nasz dzisiejszy wpis poświęciłyśmy działalności, która w ostatnim czasie jest bardzo poszukiwana w Internecie – wirtualnej asyście. Z tego artykułu dowiecie się kim jest wirtualna asystentka, z czym wiąże się jej działalność oraz jak networking może pomóc jej w codziennej pracy. 

Naszą gościnią jest Ela Nieradko, Online Business Manager, która od kilku lat pomaga chętnym wdrożyć się w zawód WA. Ela prowadzi stronę na której można znaleźć bezpłatną wiedzę, grupę na Facebooku, konto na Instagramie i LinkedIn. Jednak to, co spodobało nam się w jej działalności najbardziej, to bezpłatne, cykliczne spotkania tematyczne oraz konferencje dla freelancerów i wirtualnych asystentek. Dlaczego? Bo jest to networking w czystej, organicznej postaci. Ela często mówi o tym jak ważne jest wsparcie między wirtualnymi asystentkami, jak polecenia klientów wpływają na pozycję WA na rynku i dlaczego trzeba dbać o budowanie sieci partnerstw i kontaktów.

Kim jest wirtualna asystentka?

E.N.:Gdybym miała podać definicję wirtualnej asystentki to jest to osoba, która zajmuje się dbaniem o back office działania firmy swojego klienta, czyli wszystkimi zadaniami, które ów klient jej zleci – na poziomie asystenckim, zgodnie z zakresem swoich umiejętności i doświadczenia zawodowego. 

Bardzo często taka osoba jest też ekspertem w jakiejś dziedzinie. Na przykład:

• umie tworzyć profesjonalne grafiki (nie takie w Canvie, a w specjalistycznych programach), 
• ma wysokorozwinięte umiejętności posługiwania się słowem pisanym  – copywriter,
• umie zarządzać pracą zespołu i koordynować projekty – projekt manager,
• ponadprzeciętnie nawiązuje relacje z ludźmi i umie sprzedawać – handlowiec,

można tu wymieniać naprawdę długo, możliwości jest tyle ile opcji stanowisk eksperckich w korporacjach znajdziemy. Znam nawet kilka programistek, które urozmaicają sobie pracę zadaniami z zakresu wirtualnej asysty 😉 

Uogólniając, można powiedzieć, że wirtualna asystentka może zajmować się prawie wszystkimi obszarami które są związane z działalnością firmy, a które nie posiadają innej nazwy, jak np. księgowa czy informatyk. Usługi WA są bardzo kompleksowe, nie możemy wymagać jednak, aby jedna osoba była biegła we wszystkich dziedzinach. Zatem korzystając z usług wirtualnej asystentki możemy albo jej zlecić kontakt z odpowiednimi osobami albo pracować zadaniowo i różne działania zlecać różnym WA, które specjalizują się w konkretnych dziedzinach lub też korzystać z kompleksowej obsługi agencji. 

Więcej na ten temat znajdziecie w tym artykule::

https://nieradko.pl/czym-zajmuje-sie-wirtualna-asystentka-opinie-innych-wirtualnych-asystentek

Jakie są różnice pomiędzy stacjonarną a wirtualną asystentką?

Na stronie Eli Nieradko znajdziecie ciekawą grafikę, która porównuje stacjonarną i wirtualną asystentkę.  https://nieradko.pl/czym-zajmuje-sie-wirtualna-asystentka-2 

Najbardziej istotną różnicą jest to, że wirtualna asystentka zazwyczaj jest jednocześnie przedsiębiorcą, ma swoją firmę, a co za tym idzie, daje jej to status eksperta. Stacjonarna asystenkta ma, niestety, przeważnie niższy status i często jest postrzegana jako sekretarka, pomimo tego, że jej obowiązki zazwyczaj znacznie wybiegają poza te biurowe. 

E.N.: Najważniejszą różnicą między asystentką stacjonarną a wirtualną asystentką jest fakt, że ta druga nie zaparzy szefowi kawy 🙂 Poza tym wirtualne asystentki bardzo rzadko współpracują ze swoimi klientami w oparciu o umowę o pracę czy umowy cywilnoprawne. Z reguły relację klient – WA zabezpieczają umowy o współpracy pomiędzy dwoma firmami.  

Faktem jest, że wirtualna asystentka nie ma szefa a klienta, co w przełożeniu na jej dzień/ tydzień/ miesiąc pracy oznacza, że aby jej bycie WA się opłaciło musi wykonywać usługi dla kilku klientów. Daje to wirtualnym asystentkom większą niezależność w wyborze osób, z którymi współpracują. Łatwiej “wyplątać się” z nieciekawej relacji z klientem, więc zdarzenia mobbingu raczej nie występują. Ma to też swoje minusy, jeśli WA nie ma umiejętności sprzedażowych, to nie pozyska klientów, a tym samym nie utrzyma się długo na rynku.

Czy zakres obowiązków wirtualnej asystentki czymś różni się od zakresu obowiązków asystentki stacjonarnej? A czy zakres obowiązków asystentki stacjonarnej firmy A małej, kilkuosobowej różni się czymś od zakresu obowiązków asystentki stacjonarnej z firmy B, dużej, zatrudniającej ponad 100 osób? Zapewne tak. Wszystko zależy – w przypadku obu asystentek – zaczynając od świadomości zleceniodawcy (pracodawcy, klienta), od struktury organizacyjnej firmy, aż do świadomości i umiejętności osoby wykonującej obowiązki asystentki. 

Kluczowe kompetencje WA.

E.N.: Kluczowe kompetencje WA to znajomość narzędzi, aplikacji, czy infrastruktury, które są obecnie potrzebne do prowadzenia biznesu online. O ile aplikacje między sobą mogą się różnić i zależą od tego, czego klient potrzebuje, to kompetencje można podzielić na:

• Komunikacyjne – potrzebne do porozumienia się między WA a jego klientem, ale też z klientami naszego klienta.
• Znajomość narzędzi marketingowo-sprzedażowych. Jako narzędzia rozumiem wszystko, co pozwala na pokazanie biznesu klienta w Internecie, czyli i znajomość kanałów Social Media, i CRM, w którym zbieramy informacje o naszych klientach, i systemy do email marketingu, i CMSy do tworzenia i zarządzania stronami internetowymi, i silniki sklepów internetowych przynajmniej od strony zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami
• Znajomość narzędzi do zarządzania back office firmy. Na przykład rozwiązań chmurowych do przechowywania danych, czy wspólnej pracy na dokumentach (u mnie to najczęściej google workspace), fakturowania, CRM (jeśli mamy CRM, to najczęściej jedna aplikacja obejmuje wszystkie obszary i związane z klientami i działaniem firmy)
• Organizacyjne – tu nie mamy szefa nad głową, który musi od nas czegoś wymagać. Jeśli nie dbasz o interesy klienta, to nie jesteś dla niego inwestycją a kosztem ⇒ koszty się minimalizuje 😉 
• Znajomość narzędzi do wspierania i automatyzacji działań samej VA. Na przykład aplikacje do liczenia czasu pracy, wystawiania faktur, ewidencji zleconych zadań i zarządzania priorytetami.

(https://nieradko.pl/jakie-umiejetnosci-powinna-posiadac-wirtualna-asystentka-czy-potrzebny-jest-jakis-kurs)

Zagrożenia i szanse w pracy. 

Praca wirtualnej asystentki, tak jak każda inna, ma swoje wady i zalety. Tym razem jednak przyglądniemy się jakie niesie ze sobą zagrożenia oraz szanse.  

Zagrożenia

• Odległość – brak kontaktu face to face, utrudnione nawiązanie kontaktu.
• Niezrozumienie tematu lub problemy przy delegowaniu zadań ze strony klienta, ryzyko niedogadania się.
• Konieczność dbania o wysoki poziom swojej motywacji i doskonałą organizację pracy.
• Specyfika pracy – dynamiczny, zmienny rynek, konieczność ciągłego dokształcania, a co za tym idzie inwestowania w swój rozwój
• Ryzyko przestojów – nikt nie zapewni ci pracy ani nie zapłaci za twój urlop czy chorobowe. 
• Zależność od opinii i poleceń, czasami jedna negatywna opinia położy się cieniem na kilkunastu bardzo dobrych.
• Bardzo wysokie, czasem niedorzeczne wymagania od klienta – niektórzy chcą by WA miała wiedzę w każdym zakresie, również informatycznym czy księgowym.
• Duża odpowiedzialność – konieczność dotrzymywania terminów. 
• Mniejsze zrozumienie dla sytuacji prywatnej (np. nagła choroba dziecka, która utrudnia pracę), brak głębszej relacji z klientem.
• Duża konkurencja na rynku – dobrze jest zrobić sobie specjalizację, żeby czymś się wyróżnić.
• Konieczność poświęcenia realnie więcej godzin na pracę, aby móc sprostać swoim potrzebom finansowym. (Tutaj odsyłamy do artykułu, z którego dowiecie się ile tak naprawdę poświęcamy na efektywną pracę będąc zatrudnionym na etacie, https://businessinsider.com.pl/twoje-pieniadze/praca/psychologia-pracy-efektywna-praca-jak-dlugo/xc545sz)

Szanse

• Elastyczna forma zatrudnienia – klient nie musi tworzyć etatu, WA może rozliczyć się na dogodnych dla siebie zasadach. 
• Szeroki wachlarz możliwości – zakres usług WA jest bardzo duży, dzięki temu można zdecydować się na takie dziedziny, które naprawdę odpowiadają naszym zainteresowaniom i umiejętnościom. (O tym jak stworzyć ofertę przeczytacie tutaj https://nieradko.pl/oferta-wirtualnej-asystentki).   
• Nowe wyzwania, ciekawe oferty – WA sama decyduje, jakich zleceń się podejmuje i z kim pracuje. 
• Współpraca z różnymi klientami, dzięki której, można ciągle zdobywać nowe doświadczenia. 
• Możliwość synergii usług – jeśli zachodzi taka potrzeba wirtualna asystentka wyszukuje innych specjalistów do współpracy online (networking)
• Wiele możliwości rozwoju – WA sama decyduje, w którym kierunku chce się rozwijać. Może ciągle poszerzać portfolio swoich umiejętności lub skupić się na specjalizacji. 
• Dochody nie uzależnione od jednej firmy, nie satysfakcjonującą współpracę można szybko zakończyć. 
• Elastyczny czas pracy – możliwość pracy w dogodnych godzinach i dniach tygodnia. 
• Szybkie efekty pracy – współpraca z klientem jest zazwyczaj zadaniowa, dlatego efekty pracy są widoczne prawie od razu lub w krótkim terminie. 

Ile powinna zarabiać wirtualna asystentka.

W Internecie znajdziemy oferty WA, które wahają się w przedziale od 30-80zł netto za godzinę. Tak naprawdę jednak kompetenta WA, która utrzymuje się ze swojej pracy nie powinna schodzić poniżej 60zł. Stawki 30zł-40zł są uważane za wręcz “głodowe” jak dowodzi Anna Pietryka w swoim wpisie – https://annapietryka.pl/2021/07/09/ile-powinna-zarabiac-wirtualna-asystentka-na-godzine/. Polecamy zapoznać się ze szczegółowymi wyliczeniami, które przeprowadziła Ania. Niektóre pozycje są naprawdę zaskakujące, a jednak w ostateczności mają duży wpływ na realne zarobki wirtualnej asystentki.

Podobnego zdania jest również nasza gościni.

E.N: Wirtualna asystentka, która zadania wykonuje samodzielnie i nie potrzebuje szczegółowej instrukcji od klienta, nie powinna mieć niższej stawki niż 50-60 zł netto na fakturze – czyli mówimy tu o współpracach B2B. Inaczej jest to w przypadku umów cywilno-prawnych. Stawka, którą może oferować WA wzrasta wraz z jej umiejętnościami eksperckimi i znajomością języków obcych. 

Wirtualna asystentka ma do dyspozycji różne metody rozliczeń. Nie ma nigdzie zasady, że to jest rozliczenie godzinowe i nic więcej. Może rozliczać się godzinowo, abonamentowo, projektowo, zadaniowo. Może rozliczać się z góry, z dołu, w kilku transzach. Wszystko zależy od jej preferencji i ustaleń z klientami. 

Wirtualna asystentka, która działa samodzielnie sama musi zapełnić sobie portfel klientów i dbać o cashe flow. Więc oprócz wykonywania zadań musi posiadać umiejętności sprzedażowe. W przypadku współpracy z agencją to agencja dba o zapewnienie WA pracy i wykorzystanie jej zasobów czasowych. 

Jak zacząć?

Najlepiej zapytać o to bardziej doświadczone koleżanki, które są na rynku od kilku lat i doskonale znają jego specyfikę. 

W kilku prostych krokach opisała to na swoim blogu Ela Zielińska, właścicielka marki VAssistance.  (https://asystentkalevelmaster.pl/jak-zostac-wirtualna-asystentka/)

• Zaproponuj znajomym wsparcie w codziennych zadaniach w zamian za referencje i polecenie dalej Twoich usług.
• Bądź na grupach na Facebooku, gdzie są Twoi potencjalni klienci, dziel się wiedzą i pomagaj.
• Poznaj problemy osób na tych grupach i rozwiązuj je pisząc artykuły na swoim blogu i podsyłając je zainteresowanym osobom.
• Wyróżniaj się na tle konkurencji i podkreślaj, w czym jesteś dobra.
• Reaguj na ogłoszenia o rekrutacjach zamieszczanych na grupach dla wirtualnych asystentek (najwięcej ogłoszeń pojawia się tutaj: Wirtualna Asystentka – ogłoszenia, informacje, wsparcie).
• Dziel się wiedzą z innymi wirtualnymi asystentkami.
• Wymieniaj doświadczenia. Nawiązuj współprace. Uczcie się wspólnie nowych umiejętności. Jeśli trafiłaś na klienta, który szuka ekspertki z innego zakresu niż Twój, polecaj znajome osoby. Uwierz mi, że takie osoby z czasem zaczną polecać Ciebie.
• Nie traktuj innych wirtualnych asystentek jako konkurencji, ponieważ ich specjalizacja najprawdopodobniej będzie inna od Twojej.

Jak widzicie ona również podkreśla ogromną wagę networkingu. (Jak rozwijać swój biznes wykorzystując networking dowiecie się z tego artykułu https://skillswap.pl/networking-jak-skutecznie-rozwijac-marke-osobista/)

Jeśli natomiast szukacie kompleksowej wiedzy o tym jak zostać wirtualną asystentką polecamy bezpłatny ebook Eli Nieradko.

https://nieradko.pl/wirtualna-asystentka

Znajdziecie w nim przede wszystkim informacje na temat umiejętności i wiedzy jaką powinna posiadać WA, gdzie szukać klientów czy jak wyglądają formalności, które powinny zostać dopełnione w trakcie współpracy z klientem, a także możliwe kierunki rozwoju WA i opinie klientów o współpracy. 

Gdzie szukać pracy.

E.N.: Szukanie zleceń na otwartym rynku, czyli wśród wszelkiego rodzaju ogłoszeń czy w grupach na FB, czy w portalach typu Oferia, Useme powoduje przede wszystkim sytuację, w której “zmagamy się” z większą ilością osób zainteresowanych, więc nasze szanse są mniejsze. Nie mówiąc już o tym, że takie ogłoszenia często bywają po prostu konkursem ofert, w którym jednym z głównych kryteriów wyboru jest stawka, niekoniecznie jakość. 

Szukanie zleceń to długi, czasochłonny i kosztowny proces. Tak, kosztowny, bo jeśli nie wykonujesz płatnych zadań, tylko pozyskujesz klienta to płacisz tzw. utraconymi zyskami. Dość dobrze sprawdza się postawa aktywna, czyli networkingi, budowanie partnerstw strategicznych, polecenia od zadowolonych klientów – czyli szukanie klientów na tzw. ukrytym rynku zleceń. Było o tym w jednej z edycji konferencji, którą organizuję dwa razy w roku – z okazji Dnia Dziecka i Mikołajek. Można zapisać się na listę oczekujących: https://nieradko.pl/konferencja. 

Podsumowując, Internet daje nam wiele możliwości – każda ma swoje wady i zalety. Natomiast główne miejsca, w których można szukać zleceń to m.in::

• grupy facebookowe (np. www.facebook.com/groups/wirtualnaasystentka)
• portale z ogłoszeniami (np. Pracuj.pl,  Oferia.pl)
• agencje asystentek
• spotkania networkingowe (np. https://nieradko.pl/konferencja.)
• platformy networkingowe (np. Skill Swap) 

Networking i budowanie sieci kontaktów.

Wprawdzie temat networkingu przewijał się w tym wpisie już kilkukrotnie, jednak tradycyjnie, na sam koniec zapytałyśmy Elę, jakie jest jej prywatne zdanie na temat platform networkingowych i czy sama skorzystałaby z takiej oferty będąc na początku swojej drogi zawodowej. 

E.N.: Budowanie partnerstw strategicznych, powinno być podstawą każdego biznesu, który chce się rozwijać. Zakładam, że WA gdyby chciała pasywnie działać, zostałaby na “bezpiecznym” etacie i nie martwiła się o pozyskiwanie klientów. Jeśli zdecydowała się na prowadzenie działań jako wirtualna asystentka, to szuka niezależności i chce mieć większy wpływ na to z kim i w jakich projektach współpracuje.

Networkingi online i offline w większości przypadków (dla mnie) odbywają się w drakońskich godzinach – albo szykuję dzieci do placówek, albo mam zamieszanie wieczorne. Platforma, która daje możliwość nienachalnej prezentacji swoich usług, gdy druga strona wymiany może się z moją propozycją zapoznać w dowolnym dla siebie czasie, wydaje się bardzo dobrą opcją.